在當今資訊爆炸的時代，平臺溝通藝術對於企業公關、行銷人員以及內容創作者而言，至關重要。如何有效地與新聞發布平臺溝通，請求協助，並最終提升新聞稿的發布成功率和傳播效果，成為一項關鍵技能。本文旨在深入探討如何禮貌且有效地請求新聞發布平臺協助處理，為您提供實用的指導和建議。
我們的目標是幫助您理解，在與新聞發布平臺互動時，專業、清晰的溝通技巧是成功的基石。這不僅僅是發送一封電子郵件或填寫一個在線表格，更重要的是，要確保您提供的資訊符合平臺的要求，並展現出對平臺及其運作方式的尊重。從選擇合適的平臺，到準備充分的資訊，再到掌握禮貌且有效的溝通方式，每一個環節都至關重要。市面上有許多新聞發布平臺，有些是付費的，有些則是免費的，選擇正確的平臺是有效溝通的第一步 。
本文將詳細介紹如何準備清晰的新聞稿件、高品質的圖片或影音，以及如何明確您的目標受眾。此外，我們還將探討如何透過官方管道聯繫平臺，撰寫簡潔明瞭的開頭，並在請求中提供所有必要資訊 . 我們將分享一些實用的技巧，例如，如何表達對平臺的尊重，禮貌地詢問後續流程和時程，以及如何保持友善語氣。更重要的是，我們將幫助您理解平臺的限制，並在新聞稿成功發布後，記得向平臺表達感謝 。
此外，本文還將深入探討關於「協助處理」的幾種情況，包括內容審核與修改建議、發布排程與推廣，以及技術支援等。透過本文的學習，您將能夠更好地掌握平臺溝通藝術，提升新聞稿的發布成功率，並最終實現您的品牌傳播目標。準備充足、理解平臺規則，並以尊重的態度提出請求，將能大大提升你獲得協助的機會。
掌握這些技巧，將有助於您在公關傳播的道路上更進一步，為您的企業或品牌創造更大的價值。讓我們一起學習如何在這個快速變化的媒體環境中，有效地與新聞發布平臺建立良好的合作關係，提升品牌影響力。
立即行動，提升您的新聞發布成功率！
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掌握平台溝通藝術，能有效提升新聞稿發布成功率。以下提供具體建議：
- 撰寫專業且具新聞價值的稿件，並針對不同平台調整內容 。
- 選擇與目標受眾和內容相符的發布平台，例如產業媒體或社交媒體 。
- 建立並維護與媒體的良好關係，展現禮貌與尊重，以便長期合作 。
新聞發布平台溝通的關鍵：為何專業與禮貌缺一不可
新聞發布平台溝通為何需要兼具專業與禮貌，主要原因在於建立信任、維持良好關係、確保訊息準確傳達，並最終提升品牌形象與公信力。一、 建立信任與專業形象：
- 專業性展現能力： 新聞稿的撰寫、發布和後續溝通，都要求精確的語言、清晰的邏輯和對新聞價值的判斷。專業的態度和內容，能夠讓媒體記者、行業夥伴和公眾相信您的資訊來源是可靠的。
- 避免誤解與失誤： 專業的溝通能確保訊息的準確性，減少因術語不清、資訊不全或語氣不當而造成的誤解。這對於需要傳達重要訊息的新聞發布尤為關鍵。
- 提升媒體採信度： 記者每天會收到大量的新聞稿，一份具備專業水準、內容紮實的新聞稿更容易獲得記者的青睞，增加被刊登或報導的機會。
二、 維持良好關係與合作：
- 尊重媒體與記者： 記者是您與大眾溝通的橋樑，以禮貌的態度與他們溝通，尊重他們的工作，能建立良好的合作關係。及時回應、主動溝通並提供有價值的素材，都能加深記者的好感。
- 促進長期合作： 良好的公關關係是長期發展的基礎。專業且有禮貌的溝通，有助於與媒體建立信任，為未來的合作奠定良好基礎，甚至在危機時刻也能獲得媒體的理解與支持。
- 展現組織的成熟度： 在溝通過程中展現出的禮貌與專業，是組織成熟度和對外溝通能力的體現，這會影響到合作夥伴和潛在客戶對您的整體印象。
三、 確保訊息有效傳達與擴散：
- 吸引目標受眾： 專業的新聞稿能夠清晰地傳達核心訊息，並針對不同的媒體和受眾調整溝通策略，使其更具吸引力和可讀性。
- 提高傳播效率： 透過專業的新聞發布平台和管道，能夠更有效地將訊息傳達給廣泛的受眾，增加曝光度和能見度。
- 避免負面影響： 不專業或不禮貌的溝通，可能導致訊息扭曲、公眾反感，甚至引發公關危機。禮貌和專業的溝通方式，有助於預防和化解潛在的負面影響。
四、 提升品牌形象與公信力：
- 塑造正面形象： 透過專業且有禮貌的溝通，能夠展現企業的負責、透明和值得信賴的形象，進而提升品牌價值。
- 增強公眾信任： 當公眾透過專業且有公信力的媒體報導獲取資訊時，會對傳遞訊息的來源產生信任感。
高效請求 SOP：從平台選擇到資訊準備的完整指南
要如何高效地請求新聞發布平台協助，需要從以下幾個關鍵面向著手：
1. 撰寫具新聞價值且吸引人的新聞稿
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明確目標與受眾： 在動筆前，釐清發布新聞稿的核心目的是什麼，以及 2. 選擇合適的新聞發布平台與管道
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瞭解平台類型： 新聞發布平台有不同的類型，包括：
- 免費新聞發布平台： 例如台灣新聞聯播網，通常需要註冊會員並審核，有些平台提供免費刊登服務，但可能有限制。
- 付費新聞發布平台/服務： 例如APR、CT媒體、 ezPR、網路橡皮擦 等，提供更廣泛的媒體網絡和專業服務，費用依據發布量或服務內容而定。這些平台通常擁有龐大的媒體名單，能協助精準投放。
- 社交媒體平台： 如Facebook、X（原Twitter）、IG等，也是重要的宣傳渠道。
- 新聞媒體平台： 如報紙、電視、網路新聞等，可直接聯繫或透過平台發布。
- 行業媒體平台： 專門報導特定行業的媒體，能觸及精準的行業受眾。
- 企業網站： 企業自身網站也是發布新聞稿的管道之一。
- 考量因素： 選擇平台時，應考量媒體屬性、內容契合度、審稿標準、通過率、投稿費用及服務內容。
- 建立媒體關係： 與媒體建立長期穩定的合作關係，透過定期提供資訊、邀請參與活動等方式，有助於提高新聞稿的採用率。
3. 掌握發布流程與策略
- 確定發布目標： 如宣傳新產品、活動預熱、危機公關等。
- 確定目標受眾： 瞭解受眾的關注點和接收資訊的渠道。
- 合理安排發布時間： 選擇受眾活躍、且較少被重大新聞洗版的時段發布。
- 調整格式： 根據不同平台的格式要求調整新聞稿。
- 提交與跟進： 透過郵件、線上提交等方式發送稿件，並適時跟進媒體的反應。
- 追蹤與評估： 發布後，監測新聞稿的傳播效果（如閱讀量、分享數、媒體報導等），並根據數據調整策略。
- 提前準備： 建議提前1-2天上傳新聞稿並設定排程發布，避免當天時間壓力。
4. 尋求專業協助
- 公關公司或媒體代理： 若預算許可，可與公關公司或專業媒體發布平台合作，他們能提供撰稿、媒體聯繫、發布策略等一站式服務。
- 利用平台工具： 部分平台提供AI新聞稿產生器，可輔助內容創作。
1. 撰寫高質量的新聞稿
這是最關鍵的第一步。一份好的新聞稿必須具備新聞價值，能吸引媒體和目標受眾的關注。
- 明確目標與受眾： 在撰寫前，先釐清您發布這則新聞稿的目的（例如：新產品上市、活動宣傳、公司里程碑等）以及 2. 選擇合適的新聞發布平台與管道
市面上有許多不同類型的新聞發布平台和服務，您需要根據您的需求和預算來選擇：
- 免費新聞發布平台： 例如台灣新聞聯播網，通常需要註冊會員並經過審核。有些平台提供免費刊登，但可能在時效性、曝光度或服務範圍上有所限制。
- 付費新聞發布服務/平台： 如APR、CT媒體、ezPR、網路橡皮擦 等。這些平台通常擁有更廣泛的媒體網絡，能協助您精準投放新聞稿，並提供撰稿、編輯、媒體聯繫等一站式服務。費用會根據發布的媒體數量、範圍和服務內容而定。
- 專業媒體與公關公司： 與傳統媒體記者或公關公司合作，能更直接地接觸到目標媒體，但費用可能較高。
- 社交媒體平台： 如Facebook、X（原Twitter）、Instagram等，也是重要的宣傳渠道，可以擴大新聞稿的傳播範圍。
- 行業媒體平台： 如果您的新聞與特定行業相關，發布在該行業的專業媒體上，能更精準地觸及目標受眾。
選擇平台的考量因素：
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媒體屬性與內容契合度： 該平台是否涵蓋了您 3. 掌握發布流程與時機
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明確發布目標： 再次確認這次發布新聞稿的主要目的是什麼，例如提升品牌知名度、推廣新產品、宣佈重要合作等。
- 確定目標受眾： 瞭解您的目標讀者在什麼時間、什麼管道接收資訊。
- 選擇合適的發布時間： 避開重大新聞密集發布時段，選擇受眾活躍、容易被關注的時間點。通常工作日的上午是較佳的選擇。
- 預先準備與排程： 建議提前1-2天將新聞稿上傳至平台，並設定好預計發布的時間，以避免當天時間壓力。
- 調整格式： 根據不同媒體平台的要求，可能需要調整新聞稿的字數、排版或檔案格式。
- 提交與跟進： 透過平台提供的管道提交新聞稿，並在發布後適時跟進媒體的反應，必要時可提供補充資訊。
- 追蹤與評估成效： 發布後，密切關注新聞稿的曝光量、點擊率、媒體報導情況、讀者迴響等數據，並根據這些反饋來評估效果，以便日後優化策略。
4. 尋求專業協助
如果您在新聞稿撰寫、媒體選擇或發布流程上遇到困難，可以考慮尋求專業協助：
- 媒體發布平台提供的服務： 許多付費平台提供從新聞稿撰寫、編輯到媒體投放的一站式服務，例如CT媒體、APR 等。
- 公關公司： 專業的公關公司擁有豐富的媒體資源和經驗，能為您量身打造公關策略。
- AI工具輔助： 部分平台提供AI新聞稿產生器，可以輔助您產生初步的內容框架。
溝通技巧大解密：建立良好關係與應對各種協助請求
建立良好關係需要多方面的溝通技巧，1. 積極傾聽 (Active Listening):
專注理解： 不僅僅是聽到對方說話，而是全神貫注地理解對方話語中的內容、情感和需求。
適時回應： 透過點頭、使用「我瞭解」、「繼續說」等簡短回應，或用自己的話重述對方的觀點來確認理解。
避免打斷： 給予對方充分表達的時間，不隨意打斷，這能讓對方感到被尊重，也更願意聆聽你的觀點。
同理心： 試著站在對方的角度思考，理解他們的感受，並表達支持，這能讓對方感到被理解和舒服。
2. 有效表達 (Effective Expression):
清晰明確： 清楚地表達自己的想法、感受和需求，避免模糊不清的語言，以減少誤解。
使用正向語言： 以鼓勵、稱讚和感謝的語氣來表達，避免使用負面或批評性的詞語，這樣能激發對方的動力和積極性。
簡潔有力： 避免冗長或抽象的表達，用簡潔明瞭、貼近對方語境的方式溝通，以減少對方的認知負擔。
3. 注意非語言溝通 (Non-verbal Communication):
眼神交流： 保持適當的眼神接觸，這能建立信任感並顯示專注。
肢體語言： 注意自己的姿勢、面部表情，並與談話距離保持一致，這些都能傳遞額外的訊息。
語調和音量： 控制語氣和音量，避免因不當的表達方式引起誤會或衝突。
4. 選擇適當時機 (Timing):
考量對象： 選擇對方的時間、情緒、地點以及手邊正在處理的工作，以選擇最適合的談話時機。
5. 適時給予反饋 (Feedback):
肯定與建議： 無論是正向肯定或建設性建議，都應適時給予。正向肯定能強化好行為，建設性建議則應明確且就事論事，避免人身攻擊。
雙向溝通： 反饋是促進成長的重要技巧，適時的反饋能幫助他人成長，也能建立彼此間的信任與合作關係。
6. 尊重個別差異 (Respect Individual Differences):
理解與接納： 尊重他人的觀點和想法，即使不同意，也要試著理解和接納，避免直接否定。
就事論事： 在批評或糾正時，應針對事件本身，避免人身攻擊，這樣更能促進持續溝通的動力。
7. 釐清溝通目的 (Clarify Communication Goals):
明確意圖： 在開口前，先釐清溝通目標和意圖，思考掌握這些溝通技巧，不僅能幫助您在人際關係中更加融洽，減少紛爭，還能有效解決衝突、增進理解、建立信任，進而提升個人在職場和生活中的整體表現。
| 技巧 | 說明 |
|---|---|
| 積極傾聽 (Active Listening) | 專注理解對方話語中的內容、情感和需求；適時回應，確認理解；避免打斷，給予對方充分表達的時間；同理心，站在對方的角度思考。 |
| 有效表達 (Effective Expression) | 清晰明確地表達自己的想法、感受和需求；使用正向語言，以鼓勵、稱讚和感謝的語氣來表達；簡潔有力，避免冗長或抽象的表達。 |
| 注意非語言溝通 (Non-verbal Communication) | 保持適當的眼神接觸，建立信任感；注意自己的姿勢、面部表情和談話距離；控制語氣和音量，避免引起誤會或衝突。 |
| 選擇適當時機 (Timing) | 考量對方的時間、情緒、地點和手邊正在處理的工作，選擇最適合的談話時機。 |
| 適時給予反饋 (Feedback) | 給予正向肯定或建設性建議；進行雙向溝通，促進成長，建立信任與合作關係。 |
| 尊重個別差異 (Respect Individual Differences) | 尊重他人的觀點和想法，即使不同意，也要試著理解和接納；就事論事，避免人身攻擊，促進持續溝通的動力。 |
| 釐清溝通目的 (Clarify Communication Goals) | 在開口前，先釐清溝通目標和意圖。掌握這些溝通技巧，能幫助您在人際關係中更加融洽，減少紛爭，還能有效解決衝突、增進理解、建立信任，進而提升個人在職場和生活中的整體表現。 |
平台溝通藝術:如何禮貌且有效地請求新聞發布平台協助處理. Photos provided by unsplash
常見溝通誤區與成功策略：提升新聞稿發布機率的實戰心法
常見的新聞稿發布溝通誤區主要包括以下幾點：
1. 內容缺乏新聞價值：
新聞稿被視為廣告文案，過度自我宣傳，缺乏公共性、社會關注度或趨勢意義。
內容未能提供對讀者有意義、獨特或具有潛在社會影響力的資訊。
2. 標題平淡無奇或過度誇大：
標題缺乏吸引力，未能傳達新聞重點，使記者一眼忽略。
標題冗長、模糊不清，或為追求點擊率而使用誇張、誤導性的標題（標題黨）。
3. 缺乏高品質的視覺素材：
新聞稿未搭配可用的高畫質圖片或影音，影響媒體的直接使用。
4. 未針對媒體屬性進行調整：
「一稿打天下」，未考慮不同媒體的關注點，被視為「廣發信」而被忽略。
5. 選錯發布通路：
過度依賴免費平台，導致新聞曝光效果有限，未被Google新聞或主流媒體收錄。
僅依賴少數幾個發布渠道，限制了傳播範圍。
6. 結構與撰寫方式不當：
未能採用「倒金字塔」原則，將最重要的資訊放在開頭。
內容雜亂無章，缺乏具體數據與引言，說服力不足。
使用第一人稱敘述，缺乏中立客觀的口吻。
稿件過長或格式難以閱讀。
7. 忽視目標受眾的需求：
新聞稿僅從企業角度出發，未能與讀者產生共鳴，提供有價值的資訊。
8. 缺乏後續跟進與評估：
發布後不再關注傳播效果和用戶反饋。
9. 忽略SEO優化：
未在標題、及正文中合理佈局關鍵字，不利於搜索引擎收錄和排名。
10. 錯別字、語法錯誤或抄襲：
新聞稿中存在語法、拼寫或標點符號錯誤，影響專業性。
稿件內容重複率過高或存在抄襲。
為避免這些誤區，建議在撰寫和發布新聞稿前，明確新聞價值，精準定位標題，提供高品質視覺素材，並根據不同媒體調整內容。同時，採用「倒金字塔」結構，加入數據與引言，從受眾需求出發，並選擇合適的發布渠道，進行SEO優化，最後還要進行後續跟進與效果評估。
平台溝通藝術:如何禮貌且有效地請求新聞發布平台協助處理結論
總而言之，掌握平台溝通藝術:如何禮貌且有效地請求新聞發布平台協助處理，不僅僅是提升新聞稿發布成功率的手段，更是建立長期且互惠互利的媒體關係的基石。透過專業的內容準備、清晰的溝通技巧，以及對各平台特性的深入瞭解，企業公關、行銷人員以及內容創作者可以更有效地傳達品牌訊息，擴大品牌影響力 。
在這個資訊快速流動的時代，每一次與新聞發布平台的互動都是一次品牌形象的塑造。無論是請求協助處理內容審核、發布排程，還是技術支援，都應秉持著尊重、專業和誠懇的態度。記住，禮貌和效率並非互相排斥，而是相輔相成。一份準備充分、表達清晰的請求，不僅能節省平台方的時間，也能展現您的專業素養 .
最後，我們鼓勵您將本文所學的知識付諸實踐，不斷優化您的平台溝通策略。透過持續的學習和實踐，您將能在這個充滿挑戰但也充滿機遇的領域中，取得更大的成功 。
平台溝通藝術:如何禮貌且有效地請求新聞發布平台協助處理 常見問題快速FAQ
為何新聞發布平臺溝通需要兼顧專業與禮貌？
專業與禮貌能建立信任、維持良好關係、確保訊息準確傳達，並最終提升品牌形象與公信力，對企業的長遠發展至關重要 [2, 3, 17].
如何撰寫具有新聞價值的新聞稿？
新聞稿需具備公共性、社會關注度或趨勢意義，提供對讀者有意義、獨特或具有潛在社會影響力的資訊，避免過度自我宣傳 [1, 6, 9].
選擇新聞發布平臺時應考慮哪些因素？
應考量媒體屬性、內容契合度、審稿標準、通過率、投稿費用及服務內容，並與媒體建立長期穩定的合作關係，以提高新聞稿的採用率 [1, 13].
發布新聞稿時如何掌握時機？
選擇受眾活躍、較少被重大新聞洗版的時段發布，並建議提前1-2天上傳新聞稿並設定排程發布，以避免時間壓力 [10, 4].
如何有效地與新聞發布平臺建立良好關係？
透過積極傾聽、有效表達、注意非語言溝通、選擇適當時機、適時給予反饋、尊重個別差異和釐清溝通目的等多方面溝通技巧，能有效建立彼此間的信任與合作關係 [7, 16].
新聞稿標題如何撰寫才能吸引人？
標題應簡潔有力，傳達新聞重點，可包含關鍵數字或重要事件變化，並具備反差、轉折等元素，避免冗長、模糊不清或過度誇大 [8, 12].
如何避免新聞稿內容缺乏價值？
確保內容提供對讀者有價值的資訊，從讀者需求出發，並採用「倒金字塔」結構，將最重要的資訊放在開頭，同時加入數據與引言，增加說服力 [6, 9, 14].
發布新聞稿後，如何追蹤與評估成效？
監測新聞稿的傳播效果，如閱讀量、分享數、媒體報導等，並根據數據調整策略，以便日後優化 [1, 13].
撰寫新聞稿時，有哪些常見的錯誤應避免？
避免內容缺乏新聞價值、標題平淡無奇或過度誇大、缺乏高品質視覺素材、未針對媒體屬性進行調整、選錯發布通路等問題 [18, 19].
新聞稿發布後，如何進行後續的媒體關係維護？
發布後適時跟進媒體的反應，必要時可提供補充資訊，並與媒體保持聯繫，推廣企業新聞，以強化報導效果 [1, 5].
