企業離職資安防護：電腦設備與資料交接完整指南

在現今企業營運中，資訊安全已成為不可忽視的一環，特別是當員工離職時，其所接觸的電腦設備與資料，若未經妥善處理，可能對企業造成難以估計的損失。本指南旨在提供一套完整的資安防護流程，協助企業在員工離職時，確保資訊安全無虞。

本指南將詳述電腦、手機、雲端帳號等設備與資料的完整交接程序，確保無資料殘留或被複製。從風險評估、預防措施到應急處理，每一個環節都將提供具體的實務建議，協助企業建立一套完善的離職資安防護機制。

企業應在聘僱合約中明訂資訊安全保密條款，並於員工離職前確實執行設備清點與收回、帳號權限撤銷、資料轉移與備份、資料清除與銷毀、日誌審查與監控等步驟。特別是針對雲端服務的使用，更應謹慎處理，避免資料外洩風險。

此外，建議企業定期進行資安演練，提升員工的資安意識，並導入相關工具，監控數據外流行為。透過事前預防與事後監控，方能有效降低離職員工可能造成的資安風險。

一個重要的提示是：建立標準化的離職交接流程，並定期審查與更新，以因應不斷變化的資安威脅。同時，加強與人資部門的協調合作，確保資安政策的有效執行。

• 離職交接清單

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針對企業離職員工的電腦設備與資料交接，以下提供簡短且關鍵的資安建議，協助您快速建立防護機制。

1. 確認收回所有公司配發的電腦、手機等設備，並檢查外接硬碟，確保資料已轉移且安全移除.
2. 立即停用離職員工的所有帳號，包括公司郵箱、內部系統、雲端服務等，並定期檢查清理幽靈帳號.
3. 要求離職員工簽署機密資料回收確認書，確保電腦、USB、雲端帳號內無未經授權的公司資料.

離職資安風險不容忽視：企業資訊安全的潛在威脅

離職可能造成的資訊安全風險

員工離職往往伴隨著企業資訊安全風險的升高，這不僅僅是技術層面的問題，更涉及管理與法律責任. 企業必須意識到，離職員工可能成為資訊安全防護中的一個漏洞，對企業的智慧財產權和機密資訊構成威脅.

• 未經授權的資料存取： 離職員工可能利用尚未撤銷的帳號權限，存取公司內部系統，下載、刪除或修改重要資料.
• 機密洩漏： 員工可能在離職前後，將客戶名單、業務機密等敏感資訊洩漏給競爭對手或未經授權的第三方，損害公司的競爭力與信譽.
• 惡意程式植入： 極少數情況下，心懷不軌的離職員工可能在離職前於公司系統中植入惡意程式，造成系統癱瘓或資料損毀.
• 個資外洩： 離職員工可能有意或無意地洩漏員工或客戶的個人資訊，觸犯個資法等相關法規. 金融產業需特別注意是否違反個資法與金融監理規範，導致鉅額罰款.

根據調查顯示，超過 85% 的企業資料外洩均來自內部員工. 這些風險可能導致巨大的經濟損失，並對企業聲譽和長遠發展造成難以估量的影響. 尤其在金融產業，機密資料若遭不當使用，不僅影響競爭力，還可能違反個資法與金融監理規範.

法規遵循與法律責任

企業管理者和資訊安全部門必須深入瞭解與離職資安相關的法律責任和合規要求，確保企業運營符合法規，並降低法律風險.

• 營業祕密法： 若離職員工竊取、洩漏或使用公司的營業祕密，可能觸犯營業祕密法，企業可依法追究其法律責任. 企業需要證明已採取合理措施保護商業祕密，才能在祕密被盜時，尋求法律補救.
• 個人資料保護法： 若離職員工洩漏或不當使用客戶或員工的個人資料，可能觸犯個人資料保護法，企業需承擔相應的法律責任.
• 合約義務： 企業可能與客戶或合作夥伴簽訂保密協議，要求在機密商業資訊或個人資料洩漏時發出通知.
• ISO 27002: 企業應確保員工在離職或職務變更後，仍負有資訊安全責任，並透過正式程序管理這段過渡期，以保護組織利益.

企業應諮詢法律顧問，確保已建立足夠的保護措施，並留下足夠的證據，以便在發生洩密事件時，能夠有效地尋求法律途徑解決. 此外，企業應定期對員工進行資訊安全和保密意識培訓，提高員工對資訊安全重要性的認識.

事前預防的重要性

「事後追責不如事前防控」，企業應在員工離職前就採取積極的預防措施，降低資訊安全風險. 這包括:

• 聘僱合約和員工守則： 在聘僱合約和員工守則中，明確訂定資訊安全保密條款，規範員工的電腦、郵件、伺服器使用限制，以及離職後的保密義務.
• 旋轉門條款： 導入「旋轉門條款」，避免員工離職後立即加入競爭對手，利用原公司的機密資訊.
• 存取控制： 實施存取控制，限制員工下載或共用敏感資訊的能力.
• 資料外洩防護 (DLP) 工具： 實施資料外洩防護 (DLP) 工具，監控數據外流行為，防止員工透過隨身碟、電子郵件等途徑洩漏機密資訊.
• 建立資安文化： 讓資訊安全成為每位員工的共同責任，而不僅僅是 IT 部門的課題.

透過這些預防措施，企業可以有效地降低離職所帶來的資訊安全風險，保護企業的智慧財產權和機密資訊.

離職交接標準資安程序：設備清點、權限撤銷與資料安全

設備清點與收回：確保公司資產完整

離職員工的電腦設備清點與收回是標準資安程序中不可或缺的一環。企業應確認收回所有公司配發的設備，包括但不限於：

• 電腦： 包含桌上型電腦、筆記型電腦等.
• 手機： 公司配發的公務手機.
• 平板： 若有配發平板電腦，也需一併收回.
• 外接儲存裝置： 如外接硬碟、USB 隨身碟等.

清點時應仔細檢查，確認設備的完整性，並記錄設備的序號、型號等資訊。此外，針對設備上的公司資料，需確認已完整轉移至指定人員或位置，並安全地自離職員工的設備上移除. 可考慮要求離職員工提供「數位資產聲明書」，確認未保留任何機密文件.

帳號權限撤銷：防止未授權存取

為了防止離職員工未經授權存取公司資源，必須立即停用其所有帳號權限. 這包括：

• 公司郵箱： 停用郵箱帳號，並設定自動回覆通知.
• 內部系統帳號： 撤銷所有內部系統的存取權限，如 CRM、ERP 等.
• 雲端服務帳號： 移除離職員工在雲端硬碟、協作平台等服務的存取權限.
• VPN 權限： 撤銷 VPN 連線權限，避免從外部網路存取公司內部資源.
• 門禁卡： 停用門禁卡，防止進入公司辦公場所.

此外，定期檢查並清理「幽靈帳號」，確保已離職員工的帳號不會被遺漏. 建議導入自動化權限回收系統，確保在員工離職當日，所有存取權限自動失效，並由專人進行二次確認.

資料轉移與備份：確保業務持續運作

離職員工的業務資料應安全地轉移給接替人員，以確保業務的持續運作. 建議：

• 指定交接人： 明確指定接替人員，負責接收離職員工的業務.
• 資料轉移： 將離職員工的電腦、郵箱、雲端硬碟等儲存的公司資料轉移給接替人員.
• 企業網盤： 考慮使用企業網盤集中儲存資料，方便管理和權限控制.
• 權限設定： 針對敏感資料，應設定嚴格的權限控制和操作記錄.
• 資料備份： 在轉移資料前，務必進行備份，以防資料遺失或損毀.

在交接時，需由離職人員、接手同事、部門主管三方在場，逐一核對清單內容，確認所有資料已轉移到公司指定位置.

資料清除與銷毀：防止資料外洩

為了避免公司資料外洩，離職員工設備上的公司資料必須安全清除. 具體做法包括：

• 安全清除： 使用專業的資料清除工具，徹底移除設備上的公司資料，避免資料殘留或被復原.
• 覆寫： 多次覆寫硬碟上的資料，確保無法通過技術手段還原.
• 遠程銷毀： 企業網盤可提供遠程銷毀功能，一鍵清除員工設備上的本地快取檔案.
• 安全銷毀： 對於機密等級較高的資料，應採用安全銷毀方式，如物理銷毀（例如：破壞硬碟）.
• 個人資料刪除: 在公司允許的情況下，刪除電腦中的個人資料，例如照片、瀏覽紀錄、帳號密碼等.

需要注意的是，在離職時刪除公司電腦資料，可能觸犯妨害電腦使用罪. 員工任職期間製作的文書、檔案皆屬於公司資產，離職時員工不得隨意刪除、備份或複製，以免觸犯相關法律規定.

日誌審查與監控：追蹤異常行為

審查離職員工在交接期間的操作日誌，有助於追蹤是否有異常行為，例如大量複製、刪除檔案等.

• 操作日誌： 啟用系統的日誌記錄功能，詳細記錄員工的檔案操作行為，包括建立、存取、移動、重新命名、複製、修改與刪除等.
• 異常行為監控： 實施資料外洩防護 (DLP) 工具，監控資料外流行為.
• 行為分析： 分析員工的行為模式，識別潛在的風險.
• 警示： 當檔案外傳行為觸發特定規則時，即時發出警示，協助管理人員快速處置.

若發現異常操作（如大批量檔案下載或刪除），管理者應立即封鎖其帳號並恢復原始檔案版本，最大限度地降低資料損失風險.

保密切結與確認：強化法律約束力

要求離職員工簽署機密資料回收確認書，確保電腦、USB、雲端帳號內無未經授權的公司資料. 在聘僱合約內明確規範，離職後仍負有保密責任.

• 保密協議： 簽署保密協議，明確定義機密資訊範圍和違約責任，強化資訊安全意識.
• 離職承諾書： 要求員工簽署離職承諾書，承諾不洩漏公司機密.
• 法律諮詢： 提供法律諮詢資源，讓員工理解資訊安全的重要性.

透過法律途徑，確保離職員工即使在離職後，仍需對曾經處理過的機密資訊負法律責任，並禁止於一定期間內與競爭對手合作.

雲端帳號與資料安全：確保離職員工無法存取企業雲端資源

雲端帳號權限撤銷與變更

在企業全面擁抱雲端服務的時代，確保離職員工無法繼續存取企業的雲端資源至關重要。這不僅關乎資料安全，也影響企業的整體資安態勢。因此，建立一套完善的雲端帳號權限管理流程是不可或缺的一環。

• 立即撤銷存取權限：員工離職當天，資訊安全部門應立即停用其所有雲端服務帳號，包括但不限於公司郵箱、雲端硬碟、協作平台、以及其他SaaS應用程式。這是防止未經授權存取的最直接方式。
• 變更管理員密碼：如果離職員工持有任何雲端服務的管理員權限，務必立即變更相關管理員帳號的密碼。
• 檢查並移除群組成員資格：將離職員工從所有相關的雲端服務群組中移除，以避免其繼續接收群組郵件或存取群組資源。
• 審查應用程式授權：檢查離職員工是否有權存取任何第三方應用程式或服務，並撤銷相關授權。
• 啟用雙重驗證：對於仍然需要保留的帳號，例如共用帳號，強制啟用雙重驗證（2FA），以提高安全性。

雲端資料轉移與備份

在撤銷離職員工的雲端帳號權限之前，必須確保其業務相關的資料已安全轉移和備份，避免資料遺失或業務中斷。

• 資料轉移：將離職員工雲端硬碟中的檔案所有權轉移給接替人員或部門主管。Google Workspace 和 Microsoft 365 等平台都提供檔案所有權轉移的功能.
• 郵件轉移與備份：設定郵件自動轉寄至接替人員的信箱，或將離職員工的郵件備份至安全位置，以供日後查閱. 建議設定停用後自動刪除期限，如90天或180天後清除帳號，提供資訊處理的緩衝期.
• 協作平台資料轉移：將離職員工建立或管理的協作平台、專案文件等轉移給其他團隊成員.
• 共用雲端硬碟：考慮使用共用雲端硬碟功能，確保團隊成員可以持續存取重要的業務資料，避免因個人帳號的變動而影響協作。
• 資料匯出：使用雲端服務供應商提供的資料匯出工具，定期備份雲端資料至本地或其他安全儲存位置。

雲端安全政策與合規

企業應制定清晰的雲端安全政策，並將其納入員工離職流程中，確保所有相關人員都清楚瞭解自己的責任. 定期審查和更新雲端安全政策，以應對不斷變化的資安威脅和法規要求.

• 合約規範：在聘僱合約和員工守則中明確訂定雲端服務的使用規範、保密義務以及離職後的相關限制。
• 存取控制：實施嚴格的存取控制機制，僅授予員工完成工作所需的最低權限。定期審查員工的雲端權限，並根據職務變動進行調整.
• 日誌監控：啟用雲端服務的日誌記錄功能，監控員工的雲端活動，以便及時發現異常行為.
• 資料外洩防護（DLP）：實施DLP工具，監控和防止敏感資料外洩.
• 合規性：確保雲端服務的使用符合相關法律法規和行業標準，例如個人資料保護法等。

確保離職員工無法存取企業雲端資源的雲端帳號與資料安全措施

議題	措施	說明
雲端帳號權限撤銷與變更	立即撤銷存取權限	員工離職當天，資訊安全部門應立即停用其所有雲端服務帳號，包括但不限於公司郵箱、雲端硬碟、協作平台、以及其他SaaS應用程式。
雲端帳號權限撤銷與變更	變更管理員密碼	如果離職員工持有任何雲端服務的管理員權限，務必立即變更相關管理員帳號的密碼。
雲端帳號權限撤銷與變更	檢查並移除群組成員資格	將離職員工從所有相關的雲端服務群組中移除，以避免其繼續接收群組郵件或存取群組資源。
雲端帳號權限撤銷與變更	審查應用程式授權	檢查離職員工是否有權存取任何第三方應用程式或服務，並撤銷相關授權。
雲端帳號權限撤銷與變更	啟用雙重驗證	對於仍然需要保留的帳號，例如共用帳號，強制啟用雙重驗證（2FA），以提高安全性。
雲端資料轉移與備份	資料轉移	將離職員工雲端硬碟中的檔案所有權轉移給接替人員或部門主管。Google Workspace 和 Microsoft 365 等平台都提供檔案所有權轉移的功能.
雲端資料轉移與備份	郵件轉移與備份	設定郵件自動轉寄至接替人員的信箱，或將離職員工的郵件備份至安全位置，以供日後查閱. 建議設定停用後自動刪除期限，如90天或180天後清除帳號，提供資訊處理的緩衝期.
雲端資料轉移與備份	協作平台資料轉移	將離職員工建立或管理的協作平台、專案文件等轉移給其他團隊成員.
雲端資料轉移與備份	共用雲端硬碟	考慮使用共用雲端硬碟功能，確保團隊成員可以持續存取重要的業務資料，避免因個人帳號的變動而影響協作。
雲端資料轉移與備份	資料匯出	使用雲端服務供應商提供的資料匯出工具，定期備份雲端資料至本地或其他安全儲存位置。
雲端安全政策與合規	合約規範	在聘僱合約和員工守則中明確訂定雲端服務的使用規範、保密義務以及離職後的相關限制。
雲端安全政策與合規	存取控制	實施嚴格的存取控制機制，僅授予員工完成工作所需的最低權限。定期審查員工的雲端權限，並根據職務變動進行調整.
雲端安全政策與合規	日誌監控	啟用雲端服務的日誌記錄功能，監控員工的雲端活動，以便及時發現異常行為.
雲端安全政策與合規	資料外洩防護（DLP）	實施DLP工具，監控和防止敏感資料外洩.
雲端安全政策與合規	合規性	確保雲端服務的使用符合相關法律法規和行業標準，例如個人資料保護法等。

應急響應與案例分析：有效應對離職洩密事件的最佳實務

建立應急響應團隊與流程

針對離職員工可能造成的資訊安全事件，企業應建立一套完善的應急響應流程. 這包括成立跨部門的應急響應團隊，成員應涵蓋資訊安全、法務、人資、公關等部門. 該團隊的職責是迅速評估事件影響、控制損害、恢復系統，並與相關單位溝通. 一個明確的應急響應計畫應包含以下幾個關鍵步驟：

• 事件確認與評估：任何員工若懷疑發生資料外洩事件，都應立即向資料保護官 (DPO) 報告. DPO 應協同 IT 部門評估事件的性質和範圍，包括洩漏資料的類型、數量、受影響人數以及對相關人員的潛在影響.
• 事件控制：IT 部門應立即採取措施控制事件，例如隔離受影響的系統、變更密碼或存取控制、停用受損帳戶等. 目標是盡可能減少資料外洩造成的損害.
• 法規通知：DPO 應在發現資料外洩後的特定時間內通知相關監管機構. 同時，也應毫不延遲地通知受影響的個人，告知他們外洩事件的詳細資訊、潛在影響以及他們可以採取哪些措施來保護自己.
• 調查與根本原因分析：進行徹底的調查以確定外洩事件的根本原因. 這包括審查日誌、訪談相關人員以及使用鑑識工具.
• 矯正措施：根據調查結果，實施矯正措施以防止類似事件再次發生. 這可能包括加強安全協議、更新政策或提供額外的員工培訓.
• 溝通：制定清晰的溝通計畫，以便在事件期間和之後與內部和外部利益相關者進行有效溝通.

案例分析與經驗學習

研究過往的離職洩密案例，可以幫助企業更好地理解潛在風險並改進安全措施. 例如，某科技公司研發主管離職後加入競爭對手，並在短時間內發表高度相似的新產品. 事後調查發現，該主管在職期間簽訂的保密條款存在漏洞，未能有效約束其離職後的行為. 此外，公司對員工使用公司設備的監控不足，未能及時發現異常行為.

從這個案例中，企業可以學習到以下幾點：

• 強化保密協議：在保密協議中明確定義機密資訊的範圍，並加入「旋轉門條款」，限制員工在離職後一段時間內加入競爭對手.
• 加強監控與日誌審查：定期審查員工的操作日誌，特別是離職前夕的行為，以便及早發現異常活動. 導入資料外洩防護 (DLP) 工具，監控數據外流行為.
• 實施電腦鑑識預防程序：在發現異常時，立即對涉事員工的電腦設備進行磁碟映像備份，以便進行數位證據分析.

另一個案例是，一家公司因員工不小心洩漏客戶資料而面臨法律責任. 根據個資法，公司應立即通知當事人，並可能面臨損害賠償. 法院可能判決公司需賠償每人每事件 500 元至 2 萬元，且賠償總額可能高達二億元. 此外，公司還可能面臨行政指導、命令，甚至業務停止命令.

這個案例提醒企業，保護客戶資料至關重要。企業應加強員工的資安意識培訓，並實施嚴格的資料存取控制. 若不幸發生資料外洩，應立即採取補救措施，並與受影響的客戶積極溝通.

法律責任與合規

企業必須瞭解離職洩密事件可能涉及的法律責任. 根據營業祕密法，洩漏公司營業祕密可能構成刑事犯罪，行為人可能面臨罰金甚至刑期. 此外，公司還可能面臨民事訴訟，需賠償因洩密造成的損失.

為確保合規，企業應：

• 建立完善的資訊安全管理體系：這包括制定明確的資訊安全政策、實施嚴格的存取控制、定期進行風險評估和安全稽覈等.
• 加強員工的法律意識：定期培訓員工，使其瞭解營業祕密法、個人資料保護法等相關法律法規，並明確告知洩密的法律後果.
• 與法律顧問合作：與專業的法律顧問合作，確保企業的資訊安全措施符合法律要求，並在發生洩密事件時獲得及時的法律支援.

電腦設備與資料:離職員工離職交接清單的資安細節結論

綜上所述，企業在面對員工離職時，必須高度重視資訊安全議題。透過建立一套完善的電腦設備與資料:離職員工離職交接清單的資安細節流程，從事前預防、標準作業程序到應急響應，每一個環節都應嚴格把關，纔能有效降低資訊外洩風險，保護企業的智慧財產與商業機密。

本指南提供了具體的實務建議與操作範例，旨在協助企業建立一套可行的離職資安防護機制。然而，每個企業的狀況不同，建議可根據自身的需求與環境，調整並完善相關流程，並定期進行審查與更新，以因應不斷變化的資安威脅。

此外，強化員工的資安意識，使其瞭解資訊安全的重要性，並將其納入企業文化中，也是非常重要的一環。只有全體員工共同努力，才能構建一道堅固的資安防護牆。

若您在電腦設備與資料:離職員工離職交接清單的資安細節的實施上遇到任何困難，或需要更進一步的協助，歡迎隨時與我們聯繫。

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電腦設備與資料:離職員工離職交接清單的資安細節 常見問題快速FAQ

員工離職時，企業面臨哪些主要的資安風險？

未經授權的資料存取、機密洩漏、惡意程式植入以及個資外洩等都是常見的風險，可能導致企業經濟損失和聲譽受損.

企業在聘僱合約中應如何規範資訊安全？

應在合約中明確訂定資訊安全保密條款，規範員工的電腦、郵件、伺服器使用限制，以及離職後的保密義務.

離職交接時，哪些設備需要清點與收回？

應收回所有公司配發的電腦、手機、平板以及外接儲存裝置，並確認設備上的公司資料已完整轉移並安全移除.

如何確保離職員工無法繼續存取企業的雲端資源？

應立即停用其所有雲端服務帳號、變更管理員密碼、移除群組成員資格，並審查應用程式授權.

企業應如何應對離職員工可能造成的資訊安全事件？

建立跨部門的應急響應團隊，迅速評估事件影響、控制損害、恢復系統，並與相關單位溝通.

如何安全地清除離職員工設備上的公司資料？

使用專業的資料清除工具徹底移除設備上的公司資料，或採用多次覆寫硬碟資料、安全銷毀等方式.

公司在個資外洩事件中可能面臨什麼樣的法律責任？

可能面臨損害賠償，法院可能判決公司需賠償每人每事件 500 元至 2 萬元，且賠償總額可能高達二億元，還可能面臨行政指導、命令，甚至業務停止命令.

什麼是「旋轉門條款」，它在資訊安全上有何作用？

「旋轉門條款」旨在避免員工離職後立即加入競爭對手，利用原公司的機密資訊，降低企業的資訊安全風險.

企業應如何監控離職員工在交接期間的異常行為？

審查離職員工在交接期間的操作日誌，啟用系統的日誌記錄功能，實施資料外洩防護 (DLP) 工具，監控資料外流行為.

企業應如何強化離職後的法律約束力？

要求離職員工簽署機密資料回收確認書，確保電腦、USB、雲端帳號內無未經授權的公司資料，並在聘僱合約內明確規範離職後仍負有保密責任.